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Finance Schulung fuer Finance-Anwender
Stand: 2026-06-11
Zweck: Diese Schulungsunterlage beschreibt den aktuellen Finance-Prozess vom Standortexport bis zu Dashboard, zentraler Excel und Soll/Ist-Vergleich. Sie ist fuer Finance, Finance Keyuser und Wirtschaftspruefung gedacht.
Prozessgrafiken
Die folgenden Grafiken zeigen die wichtigsten Zusammenhaenge vor den Detailkapiteln:
Kurzfazit
- Fuehrende Sicht fuer Soll/Ist ist
Finance Summarybzw. der Soll/Ist-Vergleich. - Das zentrale Excel ist ein Ergebnis des aktuellen Datenbestands, nicht die Live-Quelle des Dashboards.
- Standortexporte schreiben optional eine nachvollziehbare Audit-CSV nach Mapping und Transformation.
- Die Audit-CSV heisst
Sales_ProcessedMergeInput_<TSC>_<yyyy-MM-dd>.csvund ist das verarbeitete Merge-Eingangsfile, nicht das originale Standortfile. - Per Einstellung kann die zentrale Auswertung von
CentralSalesRecordsauf die neuesten Audit-CSV je Standort umgeschaltet werden. - Waehrungsumrechnung passiert nicht still im Standard-Ist. Sie passiert nur in klaren Analyse-/Transformationsfaellen.
Rollen
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Finance Anwender | Finance Summary, zentrale Excel und Soll/Ist pruefen |
| Finance Keyuser | Standortexporte starten, Audit-CSV kontrollieren, Freigabe vorbereiten |
| Wirtschaftspruefung | Datenfluss ueber verarbeitete CSV, zentrale Excel und Detailzeilen nachvollziehen |
| Admin / IT | Standorte, Quellen, Mappings, Kurse, SharePoint und Regeln pflegen |
Prozessfluss: Export bis Dashboard
Quellsystem oder Standortdatei
|
+-- Export Dashboard: Standort exportieren
|
+-- Adapter liest Daten
| HANA/B1, SAP Gateway/OData oder Manual Excel/CSV/SharePoint
|
+-- Mapping ins SalesRecord-Modell
|
+-- Transformationen anwenden
| z. B. Feldkopien, FirstNonEmpty, optional ConvertCurrency
|
+-- Audit-CSV schreiben, falls aktiv
| Sales_ProcessedMergeInput_<TSC>_<Datum>.csv
|
+-- Standort-Excel schreiben
| Sales_<TSC>_<Datum>.xlsx
|
+-- CentralSalesRecords fuer diesen Standort ersetzen
|
+-- Standort-Excel und Audit-CSV nach SharePoint hochladen, falls konfiguriert
Zentrale Auswertungsquelle
|
+-- Standard: CentralSalesRecords
|
+-- Optional: neueste Sales_ProcessedMergeInput_*.csv je TSC
|
+-- Finance Summary / Management Analyse
+-- Soll/Ist-Vergleich
+-- Zentrale Excel Sales_All_<Datum>.xlsx
Wichtig fuer Finance: Der Standortexport schreibt zuerst die verarbeiteten Daten. Danach entscheidet die Einstellung Zentrale Auswertung aus Audit-CSV, ob Dashboard und zentrale Excel aus der internen DB oder aus den neuesten verarbeiteten CSV-Dateien lesen.
Schalter in der App
Die Schalter liegen unter:
Einstellungen > Export Einstellungen > Audit-CSV / nachvollziehbarer Datenfluss
| Feld | Wirkung |
|---|---|
Lokaler Standardpfad Standort-Dateien |
Ordner fuer Standort-Excel und Audit-CSV. Wenn leer, wird output im App-Verzeichnis verwendet. |
Audit-CSV je Standort schreiben |
Schreibt beim Laenderexport je Standort eine verarbeitete CSV. |
Zentrale Auswertung aus Audit-CSV |
Dashboard, zentrale Excel und Finance-Auswertungen lesen die neuesten Audit-CSV statt der internen DB. |
Wechselkurse anwenden auf |
Datumsfeld fuer Kursgueltigkeit in Management-Analysen: PostingDate, InvoiceDate oder ExtractionDate. |
Es gibt keinen separaten sichtbaren Audit-CSV-Pfad. Die Audit-CSV liegt bewusst im gleichen Ordner wie die lokalen Standortdateien und wird beim Standortexport in den gleichen SharePoint-Landesordner hochgeladen.
Dateinamen und Bedeutung
| Datei | Bedeutung |
|---|---|
Sales_<TSC>_<yyyy-MM-dd>.xlsx |
Standort-Excel fuer Menschen und Ablage. |
Sales_ProcessedMergeInput_<TSC>_<yyyy-MM-dd>.csv |
Verarbeitetes Standortfile nach Mapping und Transformation; Eingang fuer Merge/zentrale Auswertung, auditierbar. |
Sales_All_<yyyy-MM-dd>.xlsx |
Zentrale Excel mit Finance Summary, Finance Details und Sales-Blatt. |
Die Audit-CSV ist nicht das originale Standortfile aus Sage, Alphaplan, HANA oder SAP. Sie ist das bereits verarbeitete File, das fachlich erklaert, welche Zeilen in den zentralen Merge gehen.
Zentrale Auswertungsquelle
Standard: interne DB
Im Standard liest die App aus CentralSalesRecords.
Standortexport
-> CentralSalesRecords fuer Standort ersetzen
-> Dashboard und zentrale Excel lesen CentralSalesRecords
Das ist die schnellste operative Variante.
Audit-Modus: CSV als zentrale Quelle
Wenn Zentrale Auswertung aus Audit-CSV aktiv ist:
Ordner mit Sales_ProcessedMergeInput_*.csv
-> je TSC die neueste Datei suchen
-> CSV lesen
-> Dashboard, zentrale Excel und Soll/Ist daraus bilden
Das ist die nachvollziehbare Variante fuer Finance/Revision. Finance kann die CSV-Dateien oeffnen, summieren und gegen die zentrale Excel pruefen.
Kontrollregel: Wenn der Audit-Modus aktiv ist, muessen fuer alle relevanten Standorte aktuelle Sales_ProcessedMergeInput_*.csv im Standort-Exportordner vorhanden sein.
Waehrungsumrechnung
Die Kurstabelle liegt in der App unter:
Einstellungen > Wechselkurse
Technisch ist das die Tabelle CurrencyExchangeRates mit:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
FromCurrency |
Quellwaehrung |
ToCurrency |
Zielwaehrung |
Rate |
Faktor: Betrag * Rate |
ValidFrom / ValidTo |
Gueltigkeitszeitraum |
Notes |
z. B. Budget 2025, Budget 2026, ECB daily reference rate |
IsActive |
nur aktive Kurse werden verwendet |
Die App sucht Kurse so:
- gleiche Waehrung ergibt Faktor
1. - direkter Kurs
Quelle -> Ziel. - falls fehlt: inverser Kurs
Ziel -> Quelle, gerechnet als1 / Rate. - falls fehlt: Kreuzkurs ueber
EUR. - falls weiterhin fehlt: keine Umrechnung; die Anzeige zaehlt fehlende Kurse.
Wo Kurse wirken
| Bereich | Kurswirkung |
|---|---|
Standard Finance Summary |
keine stille Umrechnung; Hauswaehrung je Land bleibt fuehrend |
Zentrale Excel Finance Summary / Finance Details |
keine stille globale Zielwaehrung |
Management Analyse mit Zielwaehrung CHF, EUR, USD |
App rechnet zur Anzeige ueber CurrencyExchangeRates um |
Transformation ConvertCurrency |
schreibt beim Standortexport dauerhaft ein Zielfeld um |
Soll/Ist-Kandidat Nettofakturawert Hauswaehrung -> CHF Budget <Jahr> |
nutzt Kurse mit Notes = Budget <Jahr> als separate Kontrollsicht |
ERP-Feld DocumentRate |
gespeicherte Quellinformation, nicht automatisch die App-Umrechnung |
Die Standardfreigabe erfolgt zuerst in lokaler Hauswaehrung. Eine CHF- oder EUR-Sicht ist eine separate Reporting-/Analysefrage.
Datumsfeld fuer Kurse
In Einstellungen > Export Einstellungen bestimmt Wechselkurse anwenden auf, welches Datum fuer die Kursgueltigkeit verwendet wird:
| Einstellung | Kursdatum |
|---|---|
PostingDate |
PostingDate, sonst InvoiceDate, sonst ExtractionDate |
InvoiceDate |
InvoiceDate, sonst PostingDate, sonst ExtractionDate |
ExtractionDate |
ExtractionDate |
Diese Einstellung betrifft Management-Analysen mit Zielwaehrung. Sie aendert nicht die Rohdaten und nicht die normalen Standort-Exporte.
Zentrale Excel
Die zentrale Excel wird ueber das Export Dashboard erzeugt:
Export Dashboard > Zentrale Datei neu erzeugen
Sie enthaelt typischerweise:
| Blatt | Zweck |
|---|---|
Finance Summary |
Summen nach Jahr, Land und Waehrung |
Finance Details |
Detailzeilen, die in die Finance Summary eingehen |
Sales |
vollstaendige verarbeitete Exportdaten |
Finance Filter Hilfe |
Hinweise fuer Excel-Filter |
Wenn die zentrale Auswertungsquelle auf Audit-CSV steht, wird die zentrale Excel aus den neuesten Audit-CSV gebildet. Wenn die Auswertungsquelle auf DB steht, wird sie aus CentralSalesRecords gebildet.
Soll/Ist-Vergleich
Der Soll/Ist-Vergleich nutzt dieselbe Finance-Logik wie Finance Summary und zentrale Excel.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
Ist |
aktueller Finance-Istwert |
Referenz |
Soll-/check.xlsx-Wert bzw. FinanceReference |
Differenz |
Ist minus Referenz |
Varianten |
alternative technische Berechnungskandidaten |
IC |
Intercompany-/2nd-party-Diagnose, nicht stiller Abzug |
Wenn im Expertenmodus Varianten angezeigt werden, muss der Sollwert weiterhin sichtbar bleiben, weil Finance die Differenz nur mit Referenzwert beurteilen kann.
Laenderlogik kurz
| Land | Quelle / Logik |
|---|---|
| CH / AT | SAP Gateway/OData ZSCHWEIZ, NetwrHc, Spartenreferenz aus ProductDivisionRefSet |
| DE | Alphaplan Excel, NettoPreisGesamtX, Finance-Regeln fuer Ausschluesse und GS negativ |
| ES | Sage CSV, Basis plus Range-/Delta-Dateien, ImporteNeto, REC/Abono/Credit negativ |
| FR | SAP B1/HANA, Rechnungen und Gutschriften als Positions-Netto |
| IN | SAGE/HANA TRIN, Hauswaehrung INR |
| IT | SAP B1/HANA, IT-Abgrenzung mit Trafag Italia und Blank-Supplier-Deduplizierung |
| UK | Sage/Manual Excel, Jahresdatei plus Delta-Dateien, [Sales Price/Value] * [Quantity], Credit Notes negativ |
| US | SAP B1/HANA, Positions-Netto in USD |
Schulungsbeispiele: 4 Zeilen je Land
Die folgenden Zahlen sind bewusst kleine Schulungssamples, keine produktiven Ist-Werte. Sie zeigen den Fluss:
Quellzeile
-> Mapping / Transformation beim Standortexport
-> Sales_ProcessedMergeInput_<TSC>_<Datum>.csv oder CentralSalesRecords
-> FinanceRuleEngine
-> Finance Summary / Finance Details im zentralen Excel
-> Dashboard / Soll-Ist
Wo die Transformation wirkt
Transformationen wirken beim Standortexport, nachdem die Quelle gelesen und bevor Audit-CSV, Standort-Excel und zentrale Datenbasis geschrieben werden.
Quelle lesen
-> Mapping in SalesRecord
-> FieldTransformationRules anwenden
-> Audit-CSV schreiben
-> Standort-Excel schreiben
-> CentralSalesRecords ersetzen
Wenn Zentrale Auswertung aus Audit-CSV aktiv ist, liest das Dashboard spaeter die bereits transformierten Sales_ProcessedMergeInput_*.csv. Wenn der Schalter aus ist, liest es die transformierten DB-Eintraege aus CentralSalesRecords. Die Summenlogik ist danach dieselbe.
CH / Schweiz, TSC CH
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| CH-1 Rechnung | NetwrHc = 1'000 CHF |
Z.NetwrHc -> SalesPriceValue, Z.Hwaer -> SalesCurrency |
1'000 CHF |
1'000 CHF |
| CH-2 Rechnung | NetwrHc = 250 CHF |
Spartenfelder aus ProductDivisionRefSet angehaengt |
250 CHF |
250 CHF |
| CH-3 Gutschrift | NetwrHc = -80 CHF |
Vorzeichen kommt aus Quelle/Beleglogik | -80 CHF |
-80 CHF |
| CH-4 Service | NetwrHc = 30 CHF |
Service bleibt normale Finance-Zeile | 30 CHF |
30 CHF |
Summe CH im zentralen Excel: 1'200 CHF.
AT / Oesterreich, TSC AT
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| AT-1 Rechnung | NetwrHc = 800 EUR |
Z.NetwrHc -> SalesPriceValue, Z.Hwaer -> SalesCurrency |
800 EUR |
800 EUR |
| AT-2 Rechnung | NetwrHc = 120 EUR |
Material wird gegen TR-AG-Referenz gemappt | 120 EUR |
120 EUR |
| AT-3 Gutschrift | NetwrHc = -50 EUR |
negative Belegzeile bleibt negativ | -50 EUR |
-50 EUR |
| AT-4 Rechnung | NetwrHc = 40 EUR |
keine Kursumrechnung im Standard-Ist | 40 EUR |
40 EUR |
Summe AT im zentralen Excel: 910 EUR.
DE / Deutschland, TSC TRDE
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| DE-1 Rechnung | NettoPreisGesamtX = 1'500 EUR |
Alphaplan-Spalte -> SalesPriceValue |
1'500 EUR |
1'500 EUR |
| DE-2 GS-Gutschrift | NettoPreisGesamtX = 200 EUR, InvoiceNumber = GS... |
Finance-Regel rechnet GS negativ | 200 EUR |
-200 EUR |
| DE-3 Trafag AG | 500 EUR, Kunde Trafag AG |
Finance-Regel schliesst aus | 500 EUR |
0 EUR |
| DE-4 Magnetic Sense | 120 EUR, Kunde enthaelt Magnetic Sense |
Finance-Regel schliesst aus | 120 EUR |
0 EUR |
Summe DE im zentralen Excel: 1'300 EUR.
ES / Spanien, TSC TRSE/TRES
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| ES-1 Basisrechnung | ImporteNeto = 700 EUR |
Sage ImporteNeto -> SalesPriceValue |
700 EUR |
700 EUR |
| ES-2 Range-Rechnung | ImporteNeto = 180 EUR |
Range-Datei wird mit Basis zusammengesetzt | 180 EUR |
180 EUR |
| ES-3 REC/Abono | ImporteNeto = 60 EUR, Typ REC |
Credit-/REC-Logik setzt negativ | -60 EUR |
-60 EUR |
| ES-4 Duplikat | gleiche SourceLineId wie ES-2 |
Dedupe entfernt zweite Zeile | 0 EUR |
0 EUR |
Summe ES im zentralen Excel: 820 EUR.
FR / Frankreich, TSC TRFR
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| FR-1 Rechnung | INV1.LineTotal = 900 EUR |
B1-Positionswert -> SalesPriceValue |
900 EUR |
900 EUR |
| FR-2 Rechnung | INV1.LineTotal = 100 EUR |
OADM.MainCurncy -> SalesCurrency |
100 EUR |
100 EUR |
| FR-3 Credit Note | RIN1.LineTotal = 40 EUR |
HANA-Abfrage setzt Credit Note negativ | -40 EUR |
-40 EUR |
| FR-4 Storno | CANCELED = Y |
HANA-Filter laesst Storno weg | 0 EUR |
0 EUR |
Summe FR im zentralen Excel: 960 EUR.
IN / Indien, TSC TRIN
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| IN-1 Rechnung | SalesValue = 90'000 INR |
SAGE/HANA-Wert -> SalesPriceValue |
90'000 INR |
90'000 INR |
| IN-2 Rechnung | SalesValue = 10'000 INR |
Hauswaehrung INR bleibt fuehrend | 10'000 INR |
10'000 INR |
| IN-3 Gutschrift | SalesValue = 5'000 INR |
Credit-Logik setzt negativ | -5'000 INR |
-5'000 INR |
| IN-4 fehlende Sparte | SalesValue = 2'000 INR |
Umsatz bleibt drin, Spartenstatus separat pruefen | 2'000 INR |
2'000 INR |
Summe IN im zentralen Excel: 97'000 INR.
IT / Italien, TSC TRIT
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| IT-1 Rechnung | INV1.LineTotal = 1'100 EUR |
B1-Positionswert -> SalesPriceValue |
1'100 EUR |
1'100 EUR |
| IT-2 Trafag Italia | 300 EUR, Kunde enthaelt Trafag Italia |
IT-Finance-Regel schliesst aus | 300 EUR |
0 EUR |
| IT-3 Blank-Supplier-Duplikat | 150 EUR |
IT-Dedupe zaehlt Position nur einmal | 150 EUR |
150 EUR |
| IT-4 Credit Note | RIN1.LineTotal = 70 EUR |
Credit Note negativ | -70 EUR |
-70 EUR |
Summe IT im zentralen Excel: 1'180 EUR.
UK / England, TSC TRUK
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| UK-1 Rechnung | Sales Price/Value = 100 GBP, Quantity = 5 |
SageNetSales = 100 * 5 |
500 GBP |
500 GBP |
| UK-2 Rechnung | Sales Price/Value = 80 GBP, Quantity = 2 |
Quantity-Multiplikation | 160 GBP |
160 GBP |
| UK-3 Credit Note | 50 GBP, Quantity = 1, Credit Type |
Credit Notes negativ | -50 GBP |
-50 GBP |
| UK-4 Delta | neue Datei ddMMyy_TRUK.xlsx |
Basis + Delta zusammen gelesen | 40 GBP |
40 GBP |
Summe UK im zentralen Excel: 650 GBP.
US / USA, TSC TRUS
| Sample | Quellwert | Mapping / Transformation | Wert fuer Merge | Finance-Beitrag |
|---|---|---|---|---|
| US-1 Rechnung | INV1.LineTotal = 2'000 USD |
B1-Positionswert -> SalesPriceValue |
2'000 USD |
2'000 USD |
| US-2 Rechnung | INV1.LineTotal = 350 USD |
Hauswaehrung USD bleibt fuehrend | 350 USD |
350 USD |
| US-3 Credit Note | RIN1.LineTotal = 100 USD |
Credit Note negativ | -100 USD |
-100 USD |
| US-4 Storno | CANCELED = Y |
HANA-Filter laesst Storno weg | 0 USD |
0 USD |
Summe US im zentralen Excel: 2'250 USD.
Was im Dashboard sichtbar wird
| Schritt | Sichtbares Ergebnis |
|---|---|
| Standortexport | pro Land entsteht ein verarbeiteter Stand in Audit-CSV und/oder CentralSalesRecords |
Zentrale Datei neu erzeugen |
Finance Summary summiert die Finance-Beitraege je Jahr, Land und Waehrung |
Finance Details |
zeigt die einzelnen eingeschlossenen Detailzeilen hinter der Summe |
Dashboard Finance Summary |
zeigt dieselben Summen wie das zentrale Excel |
| Soll/Ist | vergleicht die Summe gegen FinanceReference / check.xlsx |
| Management Analyse mit Zielwaehrung | rechnet nur fuer die Anzeige ueber CurrencyExchangeRates um |
Pruefung fuer Finance/Revision
- In
Einstellungenpruefen, obAudit-CSV je Standort schreibenaktiv ist. - Fuer jedes relevante Land den Standortexport starten.
- Im Standortordner pruefen:
Sales_<TSC>_<Datum>.xlsxSales_ProcessedMergeInput_<TSC>_<Datum>.csv
- Optional
Zentrale Auswertung aus Audit-CSVaktivieren. Zentrale Datei neu erzeugen.- In der zentralen Excel
Finance SummaryundFinance Detailspruefen. - Soll/Ist-Vergleich gegen Referenzwerte pruefen.
- Bei Abweichungen zuerst Audit-CSV und Finance Details nach TSC, Land, Jahr, Waehrung und Belegnummer filtern.
Typische Fehlerbilder
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Pruefung |
|---|---|---|
| Audit-Modus aktiv, aber Dashboard leer/Fehler | keine Sales_ProcessedMergeInput_*.csv im Exportordner |
Standortexport erneut starten, Pfad pruefen |
| CSV fehlt im SharePoint-Landesordner | Standortexport lief vor Audit-CSV-Upload-Stand oder SharePoint-Upload fehlgeschlagen | aktuellen Export erneut starten, Log pruefen |
| zentrale Excel wirkt alt | nach Standortexport nicht neu erzeugt oder falsche zentrale Quelle aktiv | Export Dashboard und Settings pruefen |
Mixed bei Waehrung |
mehrere native Waehrungen im Filter | Land/Waehrung filtern oder Zielwaehrung in Analyse waehlen |
| fehlende Kurse | kein aktiver gueltiger Kurs in CurrencyExchangeRates |
Kurs, Gueltigkeit und Wechselkurse anwenden auf pruefen |
Freigabe-Checkliste
| Nr. | Checkpunkt |
|---|---|
| 1 | Alle relevanten Standorte exportiert |
| 2 | Audit-CSV je Standort vorhanden, falls Revision/Finance den CSV-Fluss prueft |
| 3 | Zentrale Auswertungsquelle bewusst gewaehlt: DB oder Audit-CSV |
| 4 | Zentrale Excel nach den Standortexporten neu erzeugt |
| 5 | Finance Summary und Finance Details stimmen je Jahr/Land/Waehrung zusammen |
| 6 | Soll/Ist zeigt keine unerwarteten Abweichungen |
| 7 | Wechselkursfragen getrennt vom lokalen Hauswaehrungsvergleich beurteilt |
| 8 | offene Laenderpunkte dokumentiert |
Abgleich gegen alte Schulungsaussagen
Diese Punkte waren in aelteren Schulungsunterlagen veraltet und sind mit Stand 2026-06-11 korrigiert:
- Spanien ist nicht mehr pauschal nur Vollfile; Basis plus Range-/Delta-Dateien sind unterstuetzt.
- Nach einem Standortexport kann zusaetzlich eine Audit-CSV entstehen und nach SharePoint hochgeladen werden.
- Dashboard und zentrale Excel koennen optional aus Audit-CSV lesen; frueher war nur
CentralSalesRecordsbeschrieben. - Die Audit-CSV hat den neuen Namen
Sales_ProcessedMergeInput_<TSC>_<Datum>.csv. - Die Wechselkurstabelle wird nicht still fuer Standard-Finance-Soll/Ist angewendet.
- Die aktuellen Management-Reiter sind links erreichbar; doppelte obere Reiterbaender wurden reduziert.