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2026-05-21 11:16:35 +02:00
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<text class="title" x="48" y="58">Keyuser-Prozessdoku - Finance Export, zentrale Excel und Kontrolle</text>
<text class="subtitle" x="50" y="86">Stand 2026-05-20 | Zielgruppe: Finance Keyuser / Poweruser | Fokus: was wann in der App tun, nicht technische Implementierung</text>
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<text class="section" x="60" y="150">Kurzprinzip</text>
<text class="txt" x="60" y="176">1. Einstellungen und Standorte pflegen -> 2. Länder-/Standortdaten importieren/exportieren -> 3. zentrale Excel erzeugen -> 4. Finance Soll/Ist prüfen -> 5. offene fachliche Abgrenzungen klären.</text>
<text class="small" x="60" y="196">Die zentrale Excel und das Finance Cockpit verwenden dieselbe Basis: CentralSalesRecords. Für Finance immer die Spalten `Finance | ...` bzw. den Reiter `Soll/Ist Vergleich` verwenden.</text>
<!-- Lanes -->
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<text class="section" x="65" y="275">A. Vorbereitung / Stammdaten</text>
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<text class="section" x="505" y="275">B. Import und Export ausführen</text>
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<text class="section" x="945" y="275">C. Kontrolle und Finance-Abgleich</text>
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<text class="section" x="1385" y="275">D. Fehler / Freigabe / Betrieb</text>
<!-- Preparation steps -->
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<text class="stepno" x="96" y="349">1</text>
<text class="box-title" x="132" y="338">Settings prüfen</text>
<text class="small" x="132" y="362">Export Einstellungen öffnen</text>
<text class="small" x="132" y="380">Datum-Filter ab z.B. 2025-01-01</text>
<text class="small" x="132" y="398">Timer nur aktivieren, wenn automatischer Lauf gewünscht ist</text>
<text class="small" x="132" y="416">SharePoint nur bei vollständigen Credentials nutzen</text>
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<text class="stepno" x="96" y="504">2</text>
<text class="box-title" x="132" y="493">Standorte pflegen</text>
<text class="small" x="132" y="517">Admin -> Standorte</text>
<text class="small" x="132" y="535">aktive Länder kontrollieren</text>
<text class="small" x="132" y="553">TSC, Land, SourceSystem prüfen</text>
<text class="small" x="132" y="571">HANA/SAP: Schema, EntitySet, Mapping</text>
<text class="small" x="132" y="589">Manual Excel: Datei/Pfad und Mapping</text>
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<text class="stepno" x="96" y="684">3</text>
<text class="box-title" x="132" y="673">Manual Excel Länder vorbereiten</text>
<text class="small" x="132" y="697">UK: Sage Excel / SharePoint-Ordner UK_B1</text>
<text class="small" x="132" y="715">ES: Sage CSV / Manual Excel</text>
<text class="small" x="132" y="733">DE: Alphaplan Excel, Datei hochladen oder Pfad setzen</text>
<text class="small" x="132" y="751">nach Datei setzen: Header laden / Mapping prüfen</text>
<text class="small" x="132" y="769">Standort erst aktivieren, wenn Datei erreichbar ist</text>
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<text class="stepno" x="96" y="869">4</text>
<text class="box-title" x="132" y="858">Optional: Transformationen</text>
<text class="small" x="132" y="882">Admin -> Transformationen</text>
<text class="small" x="132" y="900">nur ändern, wenn Feld-/Währungslogik bekannt ist</text>
<text class="small" x="132" y="918">bestehende Regeln nicht spontan löschen</text>
<text class="small" x="132" y="936">Änderung danach mit Einzelstandort testen</text>
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<text class="stepno" x="96" y="1024">5</text>
<text class="box-title" x="132" y="1013">Vor dem Lauf kurz prüfen</text>
<text class="small" x="132" y="1037">Sind die richtigen Standorte aktiv?</text>
<text class="small" x="132" y="1055">Sind manuelle Dateien aktuell?</text>
<text class="small" x="132" y="1073">Ist Datum-Filter korrekt?</text>
<text class="small" x="132" y="1091">SharePoint Upload gewünscht und konfiguriert?</text>
<text class="small" x="132" y="1109">Bei Unsicherheit zuerst Einzelstandort ausführen</text>
<!-- Run steps -->
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<text class="stepno" x="536" y="349">6</text>
<text class="box-title" x="572" y="338">Einzelstandort exportieren</text>
<text class="small" x="572" y="362">Export Dashboard öffnen</text>
<text class="small" x="572" y="380">Land/Standort starten</text>
<text class="small" x="572" y="398">Statusmeldungen beobachten</text>
<text class="small" x="572" y="416">bei Manual Excel wird Datei gelesen und gespeichert</text>
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<text class="stepno" x="536" y="509">7</text>
<text class="box-title" x="572" y="498">Was beim Standortexport passiert</text>
<text class="small" x="572" y="522">Quelle wird gelesen: HANA, SAP OData oder Excel/CSV</text>
<text class="small" x="572" y="540">Mapping/Transformationen werden angewendet</text>
<text class="small" x="572" y="558">CentralSalesRecords für diesen Standort wird ersetzt</text>
<text class="small" x="572" y="576">Standortdatei und Logs werden geschrieben</text>
<text class="small" x="572" y="594">optional SharePoint Upload</text>
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<text class="stepno" x="536" y="679">8</text>
<text class="box-title" x="572" y="668">Alle Standorte exportieren</text>
<text class="small" x="572" y="692">nur verwenden, wenn aktive Standorte bereit sind</text>
<text class="small" x="572" y="710">läuft Standort für Standort</text>
<text class="small" x="572" y="728">danach wird zentrale Excel automatisch erzeugt</text>
<text class="small" x="572" y="746">bei Fehler: Logs prüfen und Einzelstandort wiederholen</text>
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<text class="stepno" x="536" y="834">9</text>
<text class="box-title" x="572" y="823">Zentrale Excel erzeugen</text>
<text class="small" x="572" y="847">Button zentrale Datei / konsolidierter Export</text>
<text class="small" x="572" y="865">liest alle CentralSalesRecords</text>
<text class="small" x="572" y="883">erstellt Sales_All_yyyy-MM-dd.xlsx</text>
<text class="small" x="572" y="901">enthält Blatt Sales und Finance Filter Hilfe</text>
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<text class="stepno" x="531" y="999">10</text>
<text class="box-title" x="572" y="988">Endexcel richtig filtern</text>
<text class="small" x="572" y="1012">Blatt Sales verwenden</text>
<text class="small" x="572" y="1030">Finance | Year = gewünschtes Jahr</text>
<text class="small" x="572" y="1048">Finance | Country Key = Land, z.B. IT oder DE</text>
<text class="small" x="572" y="1066">Finance | Include = TRUE</text>
<text class="small" x="572" y="1084">Finance | Net Sales Actual summieren</text>
<!-- Check steps -->
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<text class="stepno" x="976" y="349">11</text>
<text class="box-title" x="1012" y="338">Soll/Ist Vergleich öffnen</text>
<text class="small" x="1012" y="362">Finance Cockpit -> Soll/Ist Vergleich</text>
<text class="small" x="1012" y="380">Jahr 2025 prüfen</text>
<text class="small" x="1012" y="398">Spalten: Ist, Soll, Differenz, Währung</text>
<text class="small" x="1012" y="416">Status OK/Prüfen beachten</text>
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<text class="stepno" x="976" y="509">12</text>
<text class="box-title" x="1012" y="498">Management Analyse nutzen</text>
<text class="small" x="1012" y="522">für Plausibilität je Land/Jahr/Monat</text>
<text class="small" x="1012" y="540">Summenfeld bewusst wählen</text>
<text class="small" x="1012" y="558">zentrale Roh-Auswertung arbeitet auf CentralSalesRecords</text>
<text class="small" x="1012" y="576">bei Einzeldatei: Land/TSC Filter übernehmen</text>
<text class="small" x="1012" y="594">keine fachliche Freigabe nur aus Rohsummen ableiten</text>
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<text class="stepno" x="976" y="684">13</text>
<text class="box-title" x="1012" y="673">Länderspezifische Prüfpunkte</text>
<text class="small" x="1012" y="697">IT: Trafag Italia ausgeschlossen</text>
<text class="small" x="1012" y="715">IT: doppelte Zeilen ohne Supplier country nur einmal</text>
<text class="small" x="1012" y="733">DE: Alphaplan, Kundenländer noch fachlich offen</text>
<text class="small" x="1012" y="751">UK/ES: Sage-Dateien, Gutschriften negativ</text>
<text class="small" x="1012" y="769">CH/AT: SAP OData DACH-Abgrenzung</text>
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<text class="stepno" x="976" y="869">14</text>
<text class="box-title" x="1012" y="858">Excel gegen Cockpit abgleichen</text>
<text class="small" x="1012" y="882">Endexcel: Finance-Spalten filtern</text>
<text class="small" x="1012" y="900">Soll/Ist Vergleich: gleiche Land/Jahr-Sicht</text>
<text class="small" x="1012" y="918">Summen sollten gleich sein</text>
<text class="small" x="1012" y="936">Abweichung dokumentieren, nicht manuell korrigieren</text>
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<text class="stepno" x="976" y="1029">15</text>
<text class="box-title" x="1012" y="1018">Freigabe vorbereiten</text>
<text class="small" x="1012" y="1042">zentrale Excel ablegen/teilen</text>
<text class="small" x="1012" y="1060">offene Länder markieren</text>
<text class="small" x="1012" y="1078">Finance-Leiter entscheidet fachliche Regel</text>
<text class="small" x="1012" y="1096">erst danach Regel fixieren</text>
<!-- Issue lane -->
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<text class="box-title" x="1452" y="338">Wenn Export fehlschlägt</text>
<text class="small" x="1452" y="362">Logs öffnen</text>
<text class="small" x="1452" y="380">technische Fehlermeldung kopieren</text>
<text class="small" x="1452" y="398">bei Manual Excel: Pfad/Datei/Mapping prüfen</text>
<text class="small" x="1452" y="416">bei SAP/HANA: Verbindung/Schema/EntitySet prüfen</text>
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<text class="stepno" x="1416" y="509">17</text>
<text class="box-title" x="1452" y="498">Wenn zentrale Excel fehlt</text>
<text class="small" x="1452" y="522">prüfen, ob CentralSalesRecords vorhanden sind</text>
<text class="small" x="1452" y="540">mindestens ein Standort muss erfolgreich gelaufen sein</text>
<text class="small" x="1452" y="558">lokaler zentraler Pfad in Settings prüfen</text>
<text class="small" x="1452" y="576">SharePoint Upload separat von lokaler Erzeugung prüfen</text>
<text class="small" x="1452" y="594">Logs und AppEventLogs lesen</text>
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<text class="stepno" x="1416" y="684">18</text>
<text class="box-title" x="1452" y="673">Wenn Soll/Ist nicht passt</text>
<text class="small" x="1452" y="697">nicht direkt Code oder Excel manuell ändern</text>
<text class="small" x="1452" y="715">Quelle, Filter, Datum, Währung prüfen</text>
<text class="small" x="1452" y="733">Landesspezifische Regeln dokumentieren</text>
<text class="small" x="1452" y="751">Finance-Leiter um Bestätigung bitten</text>
<text class="small" x="1452" y="769">erst danach Mapping/Regel produktiv anpassen</text>
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<text class="stepno" x="1416" y="869">19</text>
<text class="box-title" x="1452" y="858">Betrieb / Server</text>
<text class="small" x="1452" y="882">IIS 500: Serveradmin/Event Viewer</text>
<text class="small" x="1452" y="900">.NET 8 Hosting Bundle prüfen</text>
<text class="small" x="1452" y="918">App Pool Rechte auf DB/logs prüfen</text>
<text class="small" x="1452" y="936">Microsoft Excel ist auf Server nicht nötig</text>
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<text class="stepno" x="1416" y="1029">20</text>
<text class="box-title" x="1452" y="1018">Monats-/Jahresabschluss</text>
<text class="small" x="1452" y="1042">Exportdatum und Dateiversion notieren</text>
<text class="small" x="1452" y="1060">offene Länder in Mail/Teams aufführen</text>
<text class="small" x="1452" y="1078">freigegebene Regeln nicht rückwirkend überschreiben</text>
<text class="small" x="1452" y="1096">neue Fachentscheide nachdokumentieren</text>
<!-- Arrows between lanes -->
<path class="line" d="M420 370 H510" />
<path class="line" d="M420 537 H510" />
<path class="line" d="M420 720 H510" />
<path class="line" d="M860 700 H950" />
<path class="line" d="M860 860 H950" />
<path class="line" d="M1300 372 H1390" />
<path class="line" d="M1300 535 H1390" />
<path class="line" d="M1300 705 H1390" />
<path class="line-soft dash" d="M1125 1110 V1185 H250 V1130" />
<!-- Bottom checklists -->
<rect class="lane" x="40" y="1285" width="1720" height="120" rx="8" />
<text class="section" x="60" y="1315">Keyuser-Merksatz und offene Fachpunkte</text>
<text class="txt" x="60" y="1342">Nie direkt Rohspalten wie `Sales Price/Value`, `Document Total LC` oder lokale Excel-Summen vergleichen, wenn es um CFO/Finance geht. Fuer den Abgleich immer `Soll/Ist Vergleich` oder im Endexcel die `Finance | ...`-Spalten nutzen.</text>
<text class="small" x="60" y="1368">DE offen: Alphaplan liefert `NettoPreisGesamtX`, aber Kundenländer/Filter müssen von Munir/Finance bestätigt werden. IT bestätigt: Trafag Italia ausschliessen und Blank-Supplier-Dubletten nur einmal zählen.</text>
<text class="small" x="60" y="1392">Bei Fehlern: Screenshot/Fehlertext, betroffener Standort, Uhrzeit, Datei/Pfad und letzter Schritt notieren. Danach Logs prüfen und erst dann technische Anpassung beauftragen.</text>
<!-- Legend -->
<rect class="prep" x="60" y="1420" width="22" height="16" rx="3" />
<text class="tiny" x="90" y="1433">Vorbereitung</text>
<rect class="run" x="190" y="1420" width="22" height="16" rx="3" />
<text class="tiny" x="220" y="1433">Ausführen</text>
<rect class="check" x="300" y="1420" width="22" height="16" rx="3" />
<text class="tiny" x="330" y="1433">Prüfen</text>
<rect class="issue" x="395" y="1420" width="22" height="16" rx="3" />
<text class="tiny" x="425" y="1433">Fehler/Fachentscheid</text>
<text class="tiny" x="1440" y="1433">Quelle: App-Navigation, Services und aktuelle Finance-Doku, Stand 2026-05-20</text>
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