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Ai/training/Power BI Schulungshandbuch fuer HR.md
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admin 0871068ff8 Add HTML Power BI HR manual
2026-01-20 08:08:49 +01:00

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Power BI Schulungshandbuch für HR

Word-Version: Nicht im Repo enthalten (Binary-Dateien werden beim PR-Erstellen nicht unterstützt).

Überblick

Zielgruppe: 3–4 HR-Mitarbeiterinnen (Schweiz), Excel-Basis + SVERWEIS, Technikaffinität 5–6/10, keine Power BI Vorkenntnisse.

Datenquellen:

  • SAP HCM/HRM (alle Infotypen, besonders PA0001, PA0002, PA0008, PA2001)
  • Rexx HR-System (Stellenplan, Pulsumfrage, MA-Zufriedenheit)
  • Excel/CSV (Kununu-Score, Refline/Time-to-hire)

KPIs (mit Periodizität):

  • Headcount/FTE (monatlich)
  • Fluktuation (monatlich)
  • Krankenquote gesamt + ohne Langzeitkrankheiten >30 Tage (Quartal)
  • Überstunden (Quartal)
  • Produktivstunden (wöchentlich)
  • Ferientage/GLZ-Saldi (jährlich)
  • Stellenplan Soll vs Ist (monatlich, aus Rexx)
  • Lohnkosten (monatlich)
  • Time to hire (Quartal)
  • Kununu Score (monatlich)
  • Pulsumfrage (Quartal, aus Rexx)
  • MA-Zufriedenheitsumfrage (jährlich, aus Rexx)

Zielgruppen der Reports: Geschäftsleitung, Verwaltungsrat, Finanzbuchhaltung, Abteilungsleiter.

1. MODUL 1: GRUNDLAGEN & DATENIMPORT

1.1 Power BI Desktop installieren und starten

  1. Schritt: Gehe auf https://powerbi.microsoft.com/de-de/desktop/ und lade Power BI Desktop herunter.
  2. Schritt: Installiere die Anwendung mit den Standardoptionen (Weiter → Installieren → Fertigstellen).
  3. Schritt: Starte Power BI Desktop über das Startmenü.
  4. Schritt: Wähle "Leerer Bericht" und speichere die Datei als HR-Reporting.pbix.

[Screenshot: Startfenster von Power BI Desktop mit leeren Berichtsvorlagen].

Tipp: Wenn der Download blockiert ist, wende Dich an die IT (Admin-Rechte erforderlich).

1.2 Oberfläche kennenlernen

  1. Schritt: Wechsle links zwischen Berichtsansicht, Datenansicht und Modellansicht.
  2. Schritt: Erkenne die Bereiche: Menüband, Visualisierungen, Felder, Seiten-Navigation.
  3. Schritt: Öffne rechts den Bereich Filter, um Visual-, Seiten- und Berichtsebene zu sehen.

[Screenshot: Power BI Desktop mit markierter Berichtsansicht, Visualisierungen und Felder-Bereich].

1.3 Excel-Datei importieren

  1. Schritt: Start → Daten abrufen → Excel.
  2. Schritt: Datei auswählen → Öffnen.
  3. Schritt: Im Navigator Tabelle oder Blatt auswählen → Laden.
  4. Schritt: Prüfe in der Datenansicht, ob die Spalten korrekt geladen wurden.

Häufige Probleme und Lösungen:

  1. Problem: Falsche Spaltennamen → Lösung: Erste Zeile als Header setzen (Modul 2).
  2. Problem: Zahlen als Text → Lösung: Datentyp korrigieren (Modul 2).
  3. Problem: Leere Zeilen → Lösung: Leere Zeilen entfernen (Modul 2).

1.4 CSV importieren

  1. Schritt: Start → Daten abrufen → Text/CSV.
  2. Schritt: Datei auswählen → Öffnen.
  3. Schritt: Im Vorschaufenster Trennzeichen (z. B. Semikolon) prüfen.
  4. Schritt: Dateiursprung (Encoding) auf UTF-8 stellen, wenn Umlaute falsch dargestellt werden.

Warnung: In der Schweiz sind Umlaute oft nur mit UTF-8 korrekt.

1.5 SAP-Export importieren

  1. Schritt: SAP-Export (z. B. TXT/CSV/XLSX) in einen lokalen Ordner speichern.
  2. Schritt: Start → Daten abrufen → Text/CSV oder Excel wählen.
  3. Schritt: Prüfe, ob die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält.
  4. Schritt: Importiere pro Infotyp getrennte Tabellen (PA0001, PA0002, PA0008, PA2001).

Tipp: Benenne Tabellen sofort verständlich um (z. B. Mitarbeiter_Grunddaten, Mitarbeiter_Lohn).

2. MODUL 2: POWER QUERY EDITOR

2.1 Power Query öffnen

  1. Schritt: Start → Daten transformieren.

[Screenshot: Button 'Daten transformieren' im Menüband].

2.2 Erste Zeile als Header verwenden

  1. Schritt: Transformieren → Erste Zeile als Überschriften.
  2. Schritt: Prüfe, ob die Spaltennamen korrekt sind.

2.3 Datentypen ändern

  1. Schritt: Spalte auswählen (z. B. Eintrittsdatum).
  2. Schritt: Transformieren → Datentyp → Datum.
  3. Schritt: Bei Zahlen Dezimalzahl oder Ganze Zahl wählen.
  4. Schritt: Bei Schweizer Datumsformat mit Gebietsschema (Deutsch – Schweiz) konvertieren.

Warnung: Datumsfelder werden oft als Text erkannt.

2.4 Spalten entfernen/behalten

  1. Schritt: Unnötige Spalten markieren.
  2. Schritt: Start → Spalten entfernen.
  3. Schritt: Für schlanke Tabellen: Andere Spalten entfernen.

2.5 Zeilen filtern

  1. Schritt: Filterpfeil in der Spalte Status.
  2. Schritt: Nur aktive Mitarbeitende auswählen.
  3. Schritt: Zeitraumfilter setzen (z. B. letztes Jahr).

2.6 Werte ersetzen

  1. Schritt: Transformieren → Werte ersetzen.
  2. Schritt: null durch 0 ersetzen.
  3. Schritt: Codes (z. B. A) durch Klartext (z. B. Aktiv) ersetzen.

2.7 Spalten teilen/zusammenführen

  1. Schritt: Spalte auswählen.
  2. Schritt: Transformieren → Spalte teilen (nach Trennzeichen).
  3. Schritt: Für Zusammenführen: Transformieren → Spalten zusammenführen.

2.8 Berechnete Spalte hinzufügen

  1. Schritt: Spalte hinzufügen → Benutzerdefinierte Spalte.
  2. Schritt: Formel eingeben (z. B. Beschäftigungsgrad/100).

2.9 Schliessen und Laden

  1. Schritt: Start → Schliessen & laden.
  2. Schritt: Unterschied: Laden speichert in Modell, Laden in erlaubt gezielte Ziele (z. B. nur Verbindung).

3. MODUL 3: DATENMODELL

3.1 Zur Modellansicht wechseln

  1. Schritt: Links auf die Modellansicht (Beziehungs-Icon) klicken.

3.2 Beziehungen verstehen

  1. Schritt: 1:n = Eine Zeile in Tabelle A passt zu vielen Zeilen in Tabelle B.
  2. Schritt: 1:1 = Jede Zeile passt genau zu einer anderen Zeile.

Warum wichtig: Beziehungen steuern, wie Filter zwischen Tabellen fliessen.

3.3 Beziehung erstellen

  1. Schritt: Spalte in Tabelle A auf passende Spalte in Tabelle B ziehen (Drag & Drop).
  2. Schritt: Beziehung prüfen → Kardinalität und Kreuzfilterrichtung einstellen.
  3. Schritt: Beziehungsnamen überprüfen und bei Bedarf bearbeiten.

Tipp: Nutze meistens Einweg-Filterrichtung, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden.

3.4 Datumstabelle erstellen

  1. Schritt: Modellierung → Neue Tabelle.
  2. Schritt: DAX-Formel einfügen:
Datum = ADDCOLUMNS(
    CALENDAR(DATE(2020,1,1), TODAY()),
    "Jahr", YEAR([Date]),
    "Monat", MONTH([Date]),
    "MonatName", FORMAT([Date],"MMMM"),
    "Quartal", "Q" & QUARTER([Date]),
    "KW", WEEKNUM([Date])
)
  1. Schritt: Tabellen-Tools → Als Datumstabelle markieren → Datum[Date] auswählen.

3.5 PERNR als Schlüssel

  1. Schritt: Verwende die Personalnummer (PERNR) als Schlüssel zwischen SAP-Tabellen (PA0001, PA0002, PA0008, PA2001).
  2. Schritt: In Rexx/Excel dieselbe Schlüsselspalte sicherstellen.

4. MODUL 4: DAX MEASURES

4.1 Measure vs. berechnete Spalte

  1. Schritt: Measure berechnet sich dynamisch im Berichtskontext.
  2. Schritt: Berechnete Spalte wird pro Zeile gespeichert und vergrössert das Modell.

4.2 Neues Measure erstellen

  1. Schritt: Modellierung → Neues Measure.
  2. Schritt: Formel eingeben und mit Enter bestätigen.
  3. Schritt: Measure klar benennen (z. B. Headcount, Fluktuation).

4.3 Basis-Measures für HR

Headcount = COUNTROWS(Mitarbeiter)
FTE = SUMX(Mitarbeiter, Mitarbeiter[Beschäftigungsgrad]/100)
Krankheitstage = SUM(Abwesenheiten[Kalendertage])
Sollarbeitstage = [Headcount] * 21
Krankenquote = DIVIDE([Krankheitstage], [Sollarbeitstage], 0)
Krankenquote_ohne_LZ =
VAR KrankheitstageKurz = CALCULATE([Krankheitstage], FILTER(Abwesenheiten, Abwesenheiten[Kalendertage] <= 30))
RETURN DIVIDE(KrankheitstageKurz, [Sollarbeitstage], 0)
Austritte = CALCULATE(COUNTROWS(Mitarbeiter), Mitarbeiter[Austritt] <> BLANK())
Avg_Headcount = AVERAGEX(VALUES(Datum[Monat]), [Headcount])
Fluktuation = DIVIDE([Austritte], [Avg_Headcount], 0) * 100

4.4 Zeitintelligenz-Measures

Headcount_VJ = CALCULATE([Headcount], SAMEPERIODLASTYEAR(Datum[Date]))
Headcount_VM = CALCULATE([Headcount], PREVIOUSMONTH(Datum[Date]))
Headcount_YTD = TOTALYTD([Headcount], Datum[Date])
Delta_VJ = [Headcount] - [Headcount_VJ]
Delta_VJ_Proz = DIVIDE([Delta_VJ], [Headcount_VJ], 0)

4.5 Measures formatieren

  1. Schritt: Measure auswählen.
  2. Schritt: Measure-Tools → Format → Prozent, Dezimalstellen, Währung einstellen.

5. MODUL 5: VISUALISIERUNGEN

5.1 Visualisierungstypen und wann verwenden

  1. Karte/Card: Einzelne KPI-Zahl (Headcount, Krankenquote).
  2. Balkendiagramm: Vergleiche (Abteilungen, Monate).
  3. Liniendiagramm: Zeitverläufe (Headcount über 12 Monate).
  4. Ringdiagramm: Anteile (Absenzen nach Typ).
  5. Tachometer: Ziel vs Ist (Stellenplan-Erfüllung).
  6. Tabelle/Matrix: Details mit Drill-down.

5.2 Erste Visualisierung erstellen

  1. Schritt: Visualisierung im Bereich Visualisierungen auswählen.
  2. Schritt: Felder per Drag & Drop in Achse/Werte ziehen.
  3. Schritt: Visualisierung auf der Seite positionieren und Grösse anpassen.

5.3 Visualisierung formatieren

  1. Schritt: Visual auswählen → Format (Pinsel).
  2. Schritt: Titel, Farben, Schriftgrössen anpassen.
  3. Schritt: Einheit und Anzeigeform festlegen (z. B. Tausender, Dezimalstellen).

5.4 Filter hinzufügen

  1. Schritt: Filterbereich öffnen.
  2. Schritt: Felder in Visualfilter, Seitenfilter oder Berichtsfilter ziehen.

5.5 Slicer erstellen

  1. Schritt: Visualisierung → Datenschnitt (Slicer) wählen.
  2. Schritt: Feld (z. B. Zeitraum, Abteilung) hinzufügen.

5.6 Bedingte Formatierung

  1. Schritt: In Tabelle/Matrix auf Wertefeld klicken → Bedingte Formatierung.
  2. Schritt: Regeln definieren (z. B. Rot/Grün je nach Wert).

6. MODUL 6: DASHBOARD BAUEN

6.1 Dashboard-Layout planen

  1. Schritt: F-Muster beachten – Wichtigstes oben links.
  2. Schritt: Maximal 6–8 Visualisierungen pro Seite.
  3. Schritt: KPI-Karten immer in gleicher Reihenfolge anordnen.

6.2 Seite 1: Management-Übersicht

  1. Schritt: KPI-Karten oben: Headcount, Krankenquote, Fluktuation, Stellenplan.
  2. Schritt: Trendlinie Headcount über 12 Monate.
  3. Schritt: Absenzquote nach Typ als Ringdiagramm.

6.3 Seite 2: Detailanalyse

  1. Schritt: Matrix mit Drill-down nach Abteilung.
  2. Schritt: Filter für Zeitraum und Kostenstelle (Slicer).

6.4 Interaktionen

  1. Schritt: Format → Interaktionen bearbeiten.
  2. Schritt: Prüfen, ob Klick auf Balken andere Visuals filtert oder hervorhebt.

6.5 Design-Tipps

  1. Schritt: Konsistente Farben (Firmen-CI).
  2. Schritt: Genügend Weissraum.
  3. Schritt: Beschriftungen gut lesbar.

7. MODUL 7: VERÖFFENTLICHEN & TEILEN

7.1 Power BI Service (app.powerbi.com)

  1. Schritt: Konto erstellen/anmelden.
  2. Schritt: Unterschied Desktop vs Service: Desktop = Modell/Bericht, Service = Teilen/Dashboard.

7.2 Bericht veröffentlichen

  1. Schritt: Datei → Veröffentlichen → Arbeitsbereich wählen.

7.3 Arbeitsbereich einrichten

  1. Schritt: Im Service → Arbeitsbereich erstellen.
  2. Schritt: Zugriffsrechte für Geschäftsleitung/Finanzbuchhaltung setzen.

7.4 Dashboard erstellen (aus Bericht)

  1. Schritt: Im Service Visualisierung auswählen → Anheften.
  2. Schritt: Neues Dashboard erstellen oder bestehendes wählen.

7.5 Bericht teilen

  1. Schritt: Teilen → Link generieren.
  2. Schritt: Zugriff verwalten (Rollen/Personen).

7.6 Automatische Aktualisierung

  1. Schritt: Datensatz → Geplante Aktualisierung (täglich/wöchentlich).
  2. Schritt: Für lokale Daten Gateway einrichten (IT einbeziehen).

7.7 Row-Level Security (RLS)

  1. Schritt: Modellierung → Rollen verwalten.
  2. Schritt: Rolle erstellen, Filter setzen: [Abteilung] = USERPRINCIPALNAME().

8. TROUBLESHOOTING

8.1 Häufige Fehler beim Import

  1. Encoding-Probleme (UTF-8) → Dateiursprung im Import anpassen.
  2. Dezimaltrennzeichen (Punkt vs Komma) → Datentyp mit Gebietsschema Schweiz.
  3. Datum als Text → Datentyp Datum und richtiges Gebietsschema.

8.2 Häufige DAX-Fehler

  1. Zirkelbezug → Berechnete Spalten vermeiden, Measures nutzen.
  2. Division durch Null → DIVIDE() verwenden.
  3. Falscher Filterkontext → Filter mit CALCULATE() prüfen.

8.3 Beziehungsprobleme

  1. Mehrdeutige Beziehungen → Eine Beziehung aktiv, andere inaktiv setzen.
  2. Fehlende Beziehung → Schlüsselspalten prüfen (PERNR, Datum).

8.4 Performance-Probleme

  1. Zu viele Spalten importiert → Spalten reduzieren.
  2. Zu viele berechnete Spalten → Measures bevorzugen.

9. ANHANG

9.1 DAX Cheat Sheet (alle HR-Formeln)

Headcount = COUNTROWS(Mitarbeiter)
FTE = SUMX(Mitarbeiter, Mitarbeiter[Beschäftigungsgrad]/100)
Krankheitstage = SUM(Abwesenheiten[Kalendertage])
Sollarbeitstage = [Headcount] * 21
Krankenquote = DIVIDE([Krankheitstage], [Sollarbeitstage], 0)
Krankenquote_ohne_LZ = VAR KrankheitstageKurz = CALCULATE([Krankheitstage], FILTER(Abwesenheiten, Abwesenheiten[Kalendertage] <= 30))
RETURN DIVIDE(KrankheitstageKurz, [Sollarbeitstage], 0)
Austritte = CALCULATE(COUNTROWS(Mitarbeiter), Mitarbeiter[Austritt] <> BLANK())
Avg_Headcount = AVERAGEX(VALUES(Datum[Monat]), [Headcount])
Fluktuation = DIVIDE([Austritte], [Avg_Headcount], 0) * 100
Headcount_VJ = CALCULATE([Headcount], SAMEPERIODLASTYEAR(Datum[Date]))
Headcount_VM = CALCULATE([Headcount], PREVIOUSMONTH(Datum[Date]))
Headcount_YTD = TOTALYTD([Headcount], Datum[Date])
Delta_VJ = [Headcount] - [Headcount_VJ]
Delta_VJ_Proz = DIVIDE([Delta_VJ], [Headcount_VJ], 0)

9.2 Checkliste: Neuen Report erstellen

  1. Datenquellen klären (SAP, Rexx, Excel/CSV).
  2. Daten importieren (Modul 1).
  3. Daten bereinigen in Power Query (Modul 2).
  4. Beziehungen und Datumstabelle erstellen (Modul 3).
  5. Measures erstellen (Modul 4).
  6. Visuals bauen und formatieren (Modul 5).
  7. Dashboard layouten (Modul 6).
  8. Veröffentlichen und teilen (Modul 7).

9.3 Glossar

  • Power Query: Datenaufbereitungstool in Power BI.
  • DAX: Formelsprache für Berechnungen in Power BI.
  • Measure: Dynamische Kennzahl, abhängig vom Filterkontext.
  • Berechnete Spalte: Feste Berechnung pro Zeile.
  • RLS: Row-Level Security für zeilenbasierte Zugriffssteuerung.
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