Überblick
Zielgruppe
- 3–4 HR-Mitarbeiterinnen (Schweiz)
- Excel: Basis + SVERWEIS
- Technikaffinität: 5–6/10
- Keine Power BI Vorkenntnisse
Zielgruppen der Reports
- Geschäftsleitung
- Verwaltungsrat
- Finanzbuchhaltung
- Abteilungsleiter
KPIs, die ihr im Dashboard seht
- Headcount/FTE (monatlich)
- Fluktuation (monatlich)
- Krankenquote gesamt + ohne Langzeitkrankheiten >30 Tage (Quartal)
- Überstunden (Quartal)
- Produktivstunden (wöchentlich)
- Ferientage/GLZ-Saldi (jährlich)
- Stellenplan Soll vs Ist (monatlich, Rexx)
- Lohnkosten (monatlich)
- Time to hire (Quartal)
- Kununu Score (monatlich)
- Pulsumfrage (Quartal, Rexx)
- MA-Zufriedenheitsumfrage (jährlich, Rexx)
Best Practice: Wer macht was?
| Aufgabe | HR | IT/BI-Team |
|---|---|---|
| KPIs definieren | ✓ | |
| Daten interpretieren | ✓ | |
| Reports anfordern | ✓ | |
| Dashboards bauen | ✓ | |
| DAX/Measures schreiben | ✓ | |
| Datenmodell pflegen | ✓ | |
| Fertige Dashboards nutzen | ✓ | |
| Filter setzen, Drill-down | ✓ |
Optionen für euch (entschieden)
Option A
Du baust das Dashboard einmalig → HR nutzt es nur noch (Filter, Export).
Option B
HR lernt nur Power BI Service → Fertige Reports anschauen, filtern, teilen.
Option C
HR bleibt bei Excel → Du lieferst bessere SAP-Exporte/Views.
Entscheid: HR konsumiert nur. Fokus dieser Schulung: Power BI Service bedienen.
Modul 1: Power BI Service öffnen & zurechtfinden
1.1 Anmeldung
- Öffne https://app.powerbi.com.
- Melde dich mit deinem Firmenkonto an.
- Wähle links den richtigen Arbeitsbereich (z. B. „HR-Reporting“).
1.2 Navigation im Service
- Links: Navigationsleiste (Start, Arbeitsbereiche, Berichte).
- In der Mitte: Berichtseite mit mehreren Visualisierungen.
- Oben rechts: Teilen, Exportieren, Abonnieren.
Merksatz: Bericht = mehrere Seiten, Dashboard = eine Seite mit Kacheln.
Modul 2: Filtern & Slicer benutzen
2.1 Slicer (Zeit, Abteilung, Standort)
- Klicke auf den Slicer (z. B. „Jahr“).
- Wähle einen Wert aus (z. B. 2025).
- Mehrfachauswahl: Strg gedrückt halten.
Warnung: Wenn Zahlen „verschwinden“, liegt meist ein Filter aktiv. Filter über den Radiergummi zurücksetzen.
2.2 Filterbereich rechts
- Öffne den Filterbereich.
- Prüfe Visual-, Seiten- und Berichtsebene.
- Setze Filter zurück (Radiergummi-Symbol).
Modul 3: Drill-down & Drill-up
- Klicke auf ein Diagramm (z. B. Abteilung).
- Nutze die Drill-Buttons oben links im Visual.
- Mit „Drill-up“ kommst du eine Ebene zurück.
Beispiel: Gesamtes Unternehmen → Abteilung → Team.
Modul 4: Exportieren (Excel & PDF)
4.1 Daten nach Excel exportieren
- Im Visual auf die drei Punkte ⋯ klicken.
- Daten exportieren wählen.
- Format wählen: Zusammengefasst oder Detailliert.
4.2 Bericht als PDF speichern
- Oben rechts: Datei → Exportieren → PDF.
- PDF lokal speichern und an Empfänger senden.
Modul 5: Teilen & Abonnements
5.1 Bericht teilen
- Klicke auf Teilen.
- Empfänger auswählen (E-Mail-Adresse).
- Kurze Nachricht hinzufügen und senden.
5.2 Abonnement einrichten
- Klicke oben auf Abonnieren.
- Wähle: täglich, wöchentlich oder monatlich.
- Empfänger prüfen und speichern.
Tipp: Für Geschäftsleitung wöchentliches PDF per E-Mail einstellen.
Modul 6: Häufige Stolpersteine & Hilfe
- „Ich sehe keine Daten“ → Filter prüfen, Zeitraum anpassen.
- „Zahlen stimmen nicht“ → Filter/Slicer zurücksetzen.
- „Export klappt nicht“ → IT/BI-Team kontaktieren.
Merke: HR nutzt die Dashboards, IT/BI pflegt Daten & Logik.
Checkliste: HR als Konsumentin
- Ich kann Power BI Service öffnen und den Bericht finden.
- Ich kann Zeitraum/Abteilung filtern.
- Ich kann Drill-down und Drill-up nutzen.
- Ich kann Daten nach Excel exportieren.
- Ich kann einen Bericht als PDF speichern.
- Ich kann ein Abonnement einrichten.