Power BI Schulungshandbuch für HR

Überblick

Datenquellen

• SAP HCM/HRM (Infotypen PA0001, PA0002, PA0008, PA2001)
• Rexx HR-System (Stellenplan, Pulsumfrage, MA-Zufriedenheit)
• Excel/CSV (Kununu-Score, Refline/Time-to-hire)

KPIs (mit Periodizität)

• Headcount/FTE (monatlich)
• Fluktuation (monatlich)
• Krankenquote gesamt + ohne Langzeitkrankheiten >30 Tage (Quartal)
• Überstunden (Quartal)
• Produktivstunden (wöchentlich)
• Ferientage/GLZ-Saldi (jährlich)
• Stellenplan Soll vs Ist (monatlich, Rexx)
• Lohnkosten (monatlich)
• Time to hire (Quartal)
• Kununu Score (monatlich)
• Pulsumfrage (Quartal, Rexx)
• MA-Zufriedenheitsumfrage (jährlich, Rexx)

Vorbereitung: Arbeitsordner & Dateien Start

1. Lege einen Ordner HR-Power-BI an.
2. Erstelle Unterordner: 01_Rohdaten, 02_Transformiert, 03_Berichte.
3. Speichere Exporte aus SAP/Rexx/Excel immer in 01_Rohdaten.
4. Benutze klare Dateinamen mit Datum, z. B. SAP_PA0001_2025-01.csv.

1. Grundlagen & Datenimport Modul 1

1.1 Installation & erster Start

1. Gehe auf https://powerbi.microsoft.com/de-de/desktop/ und lade Power BI Desktop herunter.
2. Installiere mit Standardoptionen (Weiter → Installieren → Fertigstellen).
3. Starte Power BI Desktop und wähle Leerer Bericht.
4. Speichere die Datei als HR-Reporting.pbix in 03_Berichte.

1.2 Oberfläche kennenlernen

1. Links: Berichtsansicht (Diagramme), Datenansicht (Tabellen), Modellansicht (Beziehungen).
2. Rechts: Visualisierungen (Diagramm-Typ), Felder (Spalten), Filter.
3. Oben: Menüband mit allen Funktionen.

1.3 Excel importieren (Kununu, Refline)

1. Start → Daten abrufen → Excel.
2. Datei auswählen → Öffnen.
3. Im Navigator das richtige Blatt wählen (z. B. Kununu_Score).
4. Klicke Laden.

1.4 CSV importieren (Time-to-hire)

1. Start → Daten abrufen → Text/CSV.
2. Datei auswählen → Öffnen.
3. Prüfe Trennzeichen (meist Semikolon).
4. Setze Dateiursprung auf UTF-8.

1.5 SAP-Exporte importieren

1. SAP-Export lokal speichern (z. B. PA0001, PA0002, PA0008, PA2001).
2. Jeden Infotyp als eigene Tabelle laden.
3. Tabellen sofort umbenennen: Mitarbeiter_Org, Mitarbeiter_Personal, Mitarbeiter_Lohn, Absenzen.

2. Power Query Editor Modul 2

2.1 Power Query öffnen

1. Start → Daten transformieren.
2. Du siehst eine Vorschau-Tabelle pro Datenquelle.

2.2 Erste Zeile als Überschrift

1. Transformieren → Erste Zeile als Überschriften.
2. Kontrolliere, ob Spaltennamen sinnvoll sind.

2.3 Datentypen richtig setzen

1. Datumsspalten: Datum auswählen.
2. Zahlen: Ganze Zahl oder Dezimalzahl.
3. Text: Text.

2.4 Spalten entfernen / behalten

1. Unnötige Spalten markieren → Spalten entfernen.
2. Wenn nur 6–8 Spalten relevant sind: Andere Spalten entfernen.

2.5 Zeilen filtern

1. Filterpfeil in der Spalte Status.
2. Nur aktive Mitarbeitende wählen.
3. Zeitraum (z. B. letztes Jahr) filtern.

2.6 Werte ersetzen

1. Transformieren → Werte ersetzen.
2. null durch 0 ersetzen.
3. Codes wie A in Klartext (Aktiv) umwandeln.

2.7 Spalten teilen / zusammenführen

1. Spalte auswählen → Spalte teilen (z. B. Vorname/Nachname).
2. Mehrere Spalten zusammenführen (z. B. Vorname + Nachname).

2.8 Berechnete Spalte

1. Spalte hinzufügen → Benutzerdefinierte Spalte.
2. Beispiel: FTE = Beschäftigungsgrad / 100.

2.9 Schliessen & Laden

1. Start → Schliessen & Laden.
2. „Laden in“ nutzen, wenn du nur eine Verbindung brauchst.

3. Datenmodell Modul 3

3.1 Beziehungen verstehen

3.2 Beziehung erstellen

1. Modellansicht öffnen (Beziehungs-Icon links).
2. Spalte PERNR von Tabelle A auf Tabelle B ziehen.
3. Kardinalität prüfen (1:n) und Kreuzfilterrichtung auf Einweg setzen.

3.3 Datumstabelle erstellen

1. Modellierung → Neue Tabelle.
2. DAX-Formel eingeben:

Datum = ADDCOLUMNS(
    CALENDAR(DATE(2020,1,1), TODAY()),
    "Jahr", YEAR([Date]),
    "Monat", MONTH([Date]),
    "MonatName", FORMAT([Date],"MMMM"),
    "Quartal", "Q" & QUARTER([Date]),
    "KW", WEEKNUM([Date])
)

3. Tabellen-Tools → Als Datumstabelle markieren → Datum[Date].

3.4 PERNR als Schlüssel

1. PERNR in allen SAP-Tabellen verwenden.
2. In Rexx/Excel dieselbe Spalte sicherstellen.
3. Bei führenden Nullen: Datentyp Text setzen (nicht Zahl).

4. DAX Measures Modul 4

4.1 Measure vs. berechnete Spalte

• Measure: wird im Bericht berechnet, schneller und flexibler.
• Berechnete Spalte: wird in jeder Zeile gespeichert (macht Modell grösser).

4.2 Neues Measure erstellen

1. Modellierung → Neues Measure.
2. Formel eingeben und Enter drücken.
3. Measure klar benennen (z. B. Headcount, Fluktuation).

4.3 Basis-Measures für HR

Headcount = COUNTROWS(Mitarbeiter)
FTE = SUMX(Mitarbeiter, Mitarbeiter[Beschäftigungsgrad]/100)
Krankheitstage = SUM(Abwesenheiten[Kalendertage])
Sollarbeitstage = [Headcount] * 21
Krankenquote = DIVIDE([Krankheitstage], [Sollarbeitstage], 0)
Krankenquote_ohne_LZ =
VAR KrankheitstageKurz = CALCULATE([Krankheitstage], FILTER(Abwesenheiten, Abwesenheiten[Kalendertage] <= 30))
RETURN DIVIDE(KrankheitstageKurz, [Sollarbeitstage], 0)
Austritte = CALCULATE(COUNTROWS(Mitarbeiter), Mitarbeiter[Austritt] <> BLANK())
Avg_Headcount = AVERAGEX(VALUES(Datum[Monat]), [Headcount])
Fluktuation = DIVIDE([Austritte], [Avg_Headcount], 0) * 100

4.4 Zeitintelligenz

Headcount_VJ = CALCULATE([Headcount], SAMEPERIODLASTYEAR(Datum[Date]))
Headcount_VM = CALCULATE([Headcount], PREVIOUSMONTH(Datum[Date]))
Headcount_YTD = TOTALYTD([Headcount], Datum[Date])
Delta_VJ = [Headcount] - [Headcount_VJ]
Delta_VJ_Proz = DIVIDE([Delta_VJ], [Headcount_VJ], 0)

4.5 Measures formatieren

1. Measure auswählen.
2. Measure-Tools → Format (Prozent, Währung, Dezimalstellen).

5. Visualisierungen Modul 5

5.1 Welche Visualisierung wofür?

• Karte/Card: Einzelne KPI-Zahl (Headcount, Fluktuation).
• Balken: Vergleich von Abteilungen/Monaten.
• Linie: Trendverlauf (Headcount über 12 Monate).
• Ring: Anteil Absenzen nach Typ.
• Tachometer: Ziel vs Ist (Stellenplan).
• Matrix: Detailansicht mit Drill-down.

5.2 Erste Visualisierung erstellen

1. Visualisierung auswählen (z. B. Karte).
2. Feld Headcount in Werte ziehen.
3. Visual rechts auf der Seite platzieren.

5.3 Visualisierung formatieren

1. Visual auswählen → Format (Pinsel).
2. Titel hinzufügen: „Headcount aktuell“.
3. Farben gemäss Firmen-CI setzen.

5.4 Filter & Slicer

1. Filterbereich öffnen.
2. Feld Abteilung als Seitenfilter setzen.
3. Slicer für Zeitraum hinzufügen.

6. Dashboard bauen Modul 6

6.1 Layout planen

1. Wichtigste KPIs oben links platzieren (F-Muster).
2. Maximal 6–8 Visuals pro Seite.
3. Genug Weissraum für bessere Lesbarkeit.

6.2 Management-Übersicht (Seite 1)

1. KPI-Karten: Headcount, Krankenquote, Fluktuation, Stellenplan.
2. Trendlinie Headcount (12 Monate).
3. Absenzquote nach Typ als Ringdiagramm.

6.3 Detailanalyse (Seite 2)

1. Matrix mit Drill-down nach Abteilung.
2. Slicer: Zeitraum und Kostenstelle.

6.4 Interaktionen

1. Format → Interaktionen bearbeiten.
2. Prüfen, ob Klick auf Balken andere Visuals filtert.

7. Veröffentlichen & Teilen Modul 7

1. Datei → Veröffentlichen → Arbeitsbereich wählen.
2. Im Service Visuals anheften → Dashboard erstellen.
3. Teilen-Link an Geschäftsleitung/Finanzen senden.
4. Geplante Aktualisierung einrichten (Gateway für lokale Daten).

8. Troubleshooting Modul 8

8.1 Häufige Import-Fehler

• Umlaute falsch → Encoding auf UTF-8 stellen.
• Datum als Text → Datentyp mit Gebietsschema Schweiz.
• Dezimaltrennzeichen falsch → Gebietsschema prüfen.

8.2 DAX-Fehler

• Zirkelbezug → berechnete Spalten vermeiden.
• Division durch Null → DIVIDE() verwenden.
• Filterkontext falsch → CALCULATE() prüfen.

9. Anhang: Cheat Sheet & Checkliste Modul 9

9.1 DAX Cheat Sheet

Headcount = COUNTROWS(Mitarbeiter)
FTE = SUMX(Mitarbeiter, Mitarbeiter[Beschäftigungsgrad]/100)
Krankenquote = DIVIDE([Krankheitstage], [Sollarbeitstage], 0)
Fluktuation = DIVIDE([Austritte], [Avg_Headcount], 0) * 100

9.2 Checkliste: Neuer Report

• Datenquellen klären (SAP, Rexx, Excel/CSV).
• Daten importieren und bereinigen (Power Query).
• Beziehungen und Datumstabelle erstellen.
• Measures bauen und formatieren.
• Dashboard layouten, testen, veröffentlichen.