diff --git a/training/Power BI Schulungshandbuch fuer HR.html b/training/Power BI Schulungshandbuch fuer HR.html new file mode 100644 index 0000000..8e588ce --- /dev/null +++ b/training/Power BI Schulungshandbuch fuer HR.html @@ -0,0 +1,556 @@ + + + + + + Power BI Schulungshandbuch für HR + + + +
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Power BI Schulungshandbuch für HR

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Für 3–4 HR-Mitarbeiterinnen (Schweiz) mit wenig IT-Kenntnissen und Excel-Basis.

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Hinweis: Eine Word-Version ist nicht im Repo enthalten (Binary-Dateien werden beim PR-Erstellen nicht unterstützt).

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Überblick

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Zielgruppe

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  • 3–4 HR-Mitarbeiterinnen (Schweiz)
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  • Excel: Basis + SVERWEIS
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  • Technikaffinität: 5–6/10
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  • Keine Power BI Vorkenntnisse
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Zielgruppen der Reports

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  • Geschäftsleitung
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  • Verwaltungsrat
    • +
  • Finanzbuchhaltung
    • +
  • Abteilungsleiter
    • +
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Datenquellen

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KPIs (mit Periodizität)

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+ + + + + + + + + + + + SAP HCM/HRM + + + Rexx HR-System + + + Excel/CSV + + + Power BI Desktop + + + Berichte & Dashboards + GL · VR · Finanzen · Abteilungen + + + + + + +
Grafik: Datenfluss von HR-Quellen in Power BI bis zu den Zielgruppen-Reports.
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Vorbereitung: Arbeitsordner & Dateien Start

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  1. Lege einen Ordner HR-Power-BI an.
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  2. Erstelle Unterordner: 01_Rohdaten, 02_Transformiert, 03_Berichte.
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  3. Speichere Exporte aus SAP/Rexx/Excel immer in 01_Rohdaten.
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  4. Benutze klare Dateinamen mit Datum, z. B. SAP_PA0001_2025-01.csv.
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Ziel: Alle Teammitglieder finden Dateien sofort wieder und arbeiten mit den gleichen Daten.
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1. Grundlagen & Datenimport Modul 1

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1.1 Installation & erster Start

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  1. Gehe auf https://powerbi.microsoft.com/de-de/desktop/ und lade Power BI Desktop herunter.
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  2. Installiere mit Standardoptionen (Weiter → Installieren → Fertigstellen).
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  3. Starte Power BI Desktop und wähle Leerer Bericht.
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  4. Speichere die Datei als HR-Reporting.pbix in 03_Berichte.
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Tipp: Speichere früh und oft – Power BI Desktop hat keine Auto-Speicherung.
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1.2 Oberfläche kennenlernen

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  1. Links: Berichtsansicht (Diagramme), Datenansicht (Tabellen), Modellansicht (Beziehungen).
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  2. Rechts: Visualisierungen (Diagramm-Typ), Felder (Spalten), Filter.
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  3. Oben: Menüband mit allen Funktionen.
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Merksatz: Felder sind die Daten, Visualisierungen sind die Diagramme.
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1.3 Excel importieren (Kununu, Refline)

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  1. Start → Daten abrufen → Excel.
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  2. Datei auswählen → Öffnen.
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  3. Im Navigator das richtige Blatt wählen (z. B. Kununu_Score).
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  4. Klicke Laden.
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Warnung: Excel-Tabellen ohne Überschrift führen zu „Spalte1/Spalte2“. Nutze in Power Query „Erste Zeile als Überschrift“.
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1.4 CSV importieren (Time-to-hire)

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  1. Start → Daten abrufen → Text/CSV.
    2. +
  2. Datei auswählen → Öffnen.
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  3. Prüfe Trennzeichen (meist Semikolon).
    4. +
  4. Setze Dateiursprung auf UTF-8.
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Tipp: Umlaute (ä, ö, ü) sind das beste Zeichen, ob die Kodierung stimmt.
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1.5 SAP-Exporte importieren

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  1. SAP-Export lokal speichern (z. B. PA0001, PA0002, PA0008, PA2001).
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  2. Jeden Infotyp als eigene Tabelle laden.
    3. +
  3. Tabellen sofort umbenennen: Mitarbeiter_Org, Mitarbeiter_Personal, Mitarbeiter_Lohn, Absenzen.
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Warnung: SAP-Daten enthalten oft führende Nullen bei Personalnummern (PERNR). Nicht löschen!
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2. Power Query Editor Modul 2

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2.1 Power Query öffnen

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  1. Start → Daten transformieren.
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  2. Du siehst eine Vorschau-Tabelle pro Datenquelle.
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2.2 Erste Zeile als Überschrift

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  1. Transformieren → Erste Zeile als Überschriften.
    2. +
  2. Kontrolliere, ob Spaltennamen sinnvoll sind.
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2.3 Datentypen richtig setzen

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  1. Datumsspalten: Datum auswählen.
    2. +
  2. Zahlen: Ganze Zahl oder Dezimalzahl.
    3. +
  3. Text: Text.
    4. +
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Warnung: Schweizer Datumsformat (TT.MM.JJJJ) braucht oft „Datentyp mit Gebietsschema (Deutsch – Schweiz)“.
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2.4 Spalten entfernen / behalten

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  1. Unnötige Spalten markieren → Spalten entfernen.
    2. +
  2. Wenn nur 6–8 Spalten relevant sind: Andere Spalten entfernen.
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2.5 Zeilen filtern

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  1. Filterpfeil in der Spalte Status.
    2. +
  2. Nur aktive Mitarbeitende wählen.
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  3. Zeitraum (z. B. letztes Jahr) filtern.
    4. +
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2.6 Werte ersetzen

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    +
  1. Transformieren → Werte ersetzen.
    2. +
  2. null durch 0 ersetzen.
    3. +
  3. Codes wie A in Klartext (Aktiv) umwandeln.
    4. +
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2.7 Spalten teilen / zusammenführen

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    +
  1. Spalte auswählen → Spalte teilen (z. B. Vorname/Nachname).
    2. +
  2. Mehrere Spalten zusammenführen (z. B. Vorname + Nachname).
    3. +
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2.8 Berechnete Spalte

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    +
  1. Spalte hinzufügen → Benutzerdefinierte Spalte.
    2. +
  2. Beispiel: FTE = Beschäftigungsgrad / 100.
    3. +
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2.9 Schliessen & Laden

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    +
  1. Start → Schliessen & Laden.
    2. +
  2. „Laden in“ nutzen, wenn du nur eine Verbindung brauchst.
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3. Datenmodell Modul 3

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3.1 Beziehungen verstehen

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+ 1:n Beziehung +

Eine Personalnummer in der Mitarbeitertabelle kann viele Abwesenheitszeilen haben.

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+ 1:1 Beziehung +

Eine Personalnummer hat genau eine Detailzeile (z. B. Stammdaten).

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+ Filterfluss +

Filter sollen meistens nur in eine Richtung laufen (Einweg).

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3.2 Beziehung erstellen

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    +
  1. Modellansicht öffnen (Beziehungs-Icon links).
    2. +
  2. Spalte PERNR von Tabelle A auf Tabelle B ziehen.
    3. +
  3. Kardinalität prüfen (1:n) und Kreuzfilterrichtung auf Einweg setzen.
    4. +
+ +

3.3 Datumstabelle erstellen

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    +
  1. Modellierung → Neue Tabelle.
    2. +
  2. DAX-Formel eingeben:
    3. +
+ 
Datum = ADDCOLUMNS(
+    CALENDAR(DATE(2020,1,1), TODAY()),
+    "Jahr", YEAR([Date]),
+    "Monat", MONTH([Date]),
+    "MonatName", FORMAT([Date],"MMMM"),
+    "Quartal", "Q" & QUARTER([Date]),
+    "KW", WEEKNUM([Date])
+)
+
    +
  1. Tabellen-Tools → Als Datumstabelle markieren → Datum[Date].
    2. +
+ +

3.4 PERNR als Schlüssel

+
    +
  1. PERNR in allen SAP-Tabellen verwenden.
    2. +
  2. In Rexx/Excel dieselbe Spalte sicherstellen.
    3. +
  3. Bei führenden Nullen: Datentyp Text setzen (nicht Zahl).
    4. +
+
+ +
+

4. DAX Measures Modul 4

+

4.1 Measure vs. berechnete Spalte

+ + +

4.2 Neues Measure erstellen

+
    +
  1. Modellierung → Neues Measure.
    2. +
  2. Formel eingeben und Enter drücken.
    3. +
  3. Measure klar benennen (z. B. Headcount, Fluktuation).
    4. +
+ +

4.3 Basis-Measures für HR

+ 
Headcount = COUNTROWS(Mitarbeiter)
+FTE = SUMX(Mitarbeiter, Mitarbeiter[Beschäftigungsgrad]/100)
+Krankheitstage = SUM(Abwesenheiten[Kalendertage])
+Sollarbeitstage = [Headcount] * 21
+Krankenquote = DIVIDE([Krankheitstage], [Sollarbeitstage], 0)
+Krankenquote_ohne_LZ =
+VAR KrankheitstageKurz = CALCULATE([Krankheitstage], FILTER(Abwesenheiten, Abwesenheiten[Kalendertage] <= 30))
+RETURN DIVIDE(KrankheitstageKurz, [Sollarbeitstage], 0)
+Austritte = CALCULATE(COUNTROWS(Mitarbeiter), Mitarbeiter[Austritt] <> BLANK())
+Avg_Headcount = AVERAGEX(VALUES(Datum[Monat]), [Headcount])
+Fluktuation = DIVIDE([Austritte], [Avg_Headcount], 0) * 100
+ +

4.4 Zeitintelligenz

+ 
Headcount_VJ = CALCULATE([Headcount], SAMEPERIODLASTYEAR(Datum[Date]))
+Headcount_VM = CALCULATE([Headcount], PREVIOUSMONTH(Datum[Date]))
+Headcount_YTD = TOTALYTD([Headcount], Datum[Date])
+Delta_VJ = [Headcount] - [Headcount_VJ]
+Delta_VJ_Proz = DIVIDE([Delta_VJ], [Headcount_VJ], 0)
+ +

4.5 Measures formatieren

+
    +
  1. Measure auswählen.
    2. +
  2. Measure-Tools → Format (Prozent, Währung, Dezimalstellen).
    3. +
+
Tipp: Für Krankenquote Prozentformat mit 1 Dezimalstelle verwenden.
+
+ +
+

5. Visualisierungen Modul 5

+

5.1 Welche Visualisierung wofür?

+ + +

5.2 Erste Visualisierung erstellen

+
    +
  1. Visualisierung auswählen (z. B. Karte).
    2. +
  2. Feld Headcount in Werte ziehen.
    3. +
  3. Visual rechts auf der Seite platzieren.
    4. +
+ +

5.3 Visualisierung formatieren

+
    +
  1. Visual auswählen → Format (Pinsel).
    2. +
  2. Titel hinzufügen: „Headcount aktuell“.
    3. +
  3. Farben gemäss Firmen-CI setzen.
    4. +
+ +

5.4 Filter & Slicer

+
    +
  1. Filterbereich öffnen.
    2. +
  2. Feld Abteilung als Seitenfilter setzen.
    3. +
  3. Slicer für Zeitraum hinzufügen.
    4. +
+ +
Warnung: Zu viele Filter verwirren. Maximal 2–3 Slicer pro Seite.
+
+ +
+

6. Dashboard bauen Modul 6

+

6.1 Layout planen

+
    +
  1. Wichtigste KPIs oben links platzieren (F-Muster).
    2. +
  2. Maximal 6–8 Visuals pro Seite.
    3. +
  3. Genug Weissraum für bessere Lesbarkeit.
    4. +
+ +

6.2 Management-Übersicht (Seite 1)

+
    +
  1. KPI-Karten: Headcount, Krankenquote, Fluktuation, Stellenplan.
    2. +
  2. Trendlinie Headcount (12 Monate).
    3. +
  3. Absenzquote nach Typ als Ringdiagramm.
    4. +
+ +

6.3 Detailanalyse (Seite 2)

+
    +
  1. Matrix mit Drill-down nach Abteilung.
    2. +
  2. Slicer: Zeitraum und Kostenstelle.
    3. +
+ +

6.4 Interaktionen

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    +
  1. Format → Interaktionen bearbeiten.
    2. +
  2. Prüfen, ob Klick auf Balken andere Visuals filtert.
    3. +
+
+ +
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7. Veröffentlichen & Teilen Modul 7

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    +
  1. Datei → Veröffentlichen → Arbeitsbereich wählen.
    2. +
  2. Im Service Visuals anheften → Dashboard erstellen.
    3. +
  3. Teilen-Link an Geschäftsleitung/Finanzen senden.
    4. +
  4. Geplante Aktualisierung einrichten (Gateway für lokale Daten).
    5. +
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Tipp: Teste RLS im Service immer mit „Als Rolle anzeigen“.
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+

8. Troubleshooting Modul 8

+

8.1 Häufige Import-Fehler

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8.2 DAX-Fehler

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9. Anhang: Cheat Sheet & Checkliste Modul 9

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9.1 DAX Cheat Sheet

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Headcount = COUNTROWS(Mitarbeiter)
+FTE = SUMX(Mitarbeiter, Mitarbeiter[Beschäftigungsgrad]/100)
+Krankenquote = DIVIDE([Krankheitstage], [Sollarbeitstage], 0)
+Fluktuation = DIVIDE([Austritte], [Avg_Headcount], 0) * 100
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9.2 Checkliste: Neuer Report

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